Kiedy najlepiej zamawiać prezenty świąteczne dla pracowników?
Prezenty świąteczne dla pracowników to dla wielu firm stały element przygotowań do końca roku. Mogą być symbolicznym podziękowaniem za zaangażowanie, sposobem na docenienie zespołu, ale również elementem budowania relacji i pozytywnego wizerunku pracodawcy. Problem pojawia się jednak wtedy, gdy temat prezentów odkładany jest na ostatnią chwilę. W listopadzie i grudniu wybór produktów zaczyna się zmniejszać, terminy realizacji się wydłużają, a możliwości personalizacji mogą być ograniczone.
Dlatego świąteczne prezenty dla pracowników warto zaplanować znacznie wcześniej. W przypadku większych firm przygotowania dobrze rozpocząć już pod koniec lata lub na początku jesieni. Wrzesień i październik dają znacznie większą swobodę przy wyborze produktów, ustalaniu budżetu, przygotowaniu projektu z logo firmy oraz organizacji dostawy.
Nie oznacza to oczywiście, że zamówienie złożone w listopadzie nie dotrze na czas. Wiele zależy od liczby prezentów, dostępności produktów oraz tego, czy wybieramy gotowy zestaw, czy przygotowywane indywidualnie zestawy prezentowe dla firm. Im bardziej rozbudowane zamówienie, tym więcej czasu na przygotowanie warto pozostawić dostawcy.
Kiedy najlepiej zamawiać prezenty świąteczne dla pracowników?
Najbezpieczniejszym momentem na rozpoczęcie przygotowań jest wrzesień i październik. To właśnie wtedy warto określić budżet, liczbę osób oraz charakter prezentu. W przypadku dużych zamówień B2B rozpoczęcie przygotowań na początku jesieni pozwala spokojnie przejść przez cały proces – od wyboru produktów po pakowanie i wysyłkę.
Praktyczny harmonogram może wyglądać następująco:
-
sierpień–wrzesień – określenie liczby pracowników i budżetu,
-
wrzesień–październik – wybór produktów i dostawcy,
-
listopad – realizacja, przygotowanie paczek i logistyka,
-
początek grudnia – dostawa i wręczanie prezentów.
Dzięki temu grudzień pozostaje czasem na świąteczne spotkania i podsumowania roku, a nie na nerwowe poszukiwanie dostępnych jeszcze produktów.
Zobacz więcej zestawów świątecznych
Dlaczego warto rozpocząć poszukiwania prezentów już na początku jesieni?
Początek jesieni może wydawać się bardzo wczesnym terminem na myślenie o Bożym Narodzeniu, jednak w przypadku zakupów firmowych sytuacja wygląda zupełnie inaczej niż przy zakupie pojedynczego prezentu dla bliskiej osoby.
Firma może potrzebować 20, 100, 500, a nawet kilku tysięcy jednakowych produktów. Do tego dochodzą pudełka, kartki, znakowanie, konfekcjonowanie oraz transport. Właśnie dlatego warto zaplanować cały proces wcześniej.
Wczesne zamówienie daje przede wszystkim:
-
większy wybór produktów,
-
możliwość porównania kilku wariantów cenowych,
-
czas na przygotowanie personalizacji,
-
większą dostępność opakowań,
-
możliwość spokojnej akceptacji projektu,
-
łatwiejszą organizację wysyłki,
-
większy zapas czasu w przypadku zmian w zamówieniu.
Dodatkową zaletą jest możliwość dopasowania prezentu do charakteru przedsiębiorstwa. Zamiast wybierać to, co akurat pozostało na magazynie w gorącym okresie przedświątecznym, można stworzyć odpowiednio dobrany zestaw pasujący do odbiorców oraz wizerunku marki.
Czy wrzesień to dobry moment na zamówienie zestawów świątecznych?
Tak – szczególnie przy większych zamówieniach. Wrzesień to bardzo dobry moment na przygotowanie koncepcji i zebranie ofert od dostawców.
Nie trzeba od razu finalizować wszystkich szczegółów. Na tym etapie najważniejsze jest określenie:
-
orientacyjnej liczby osób,
-
kwoty przeznaczonej na jedną paczkę,
-
rodzaju upominku,
-
sposobu pakowania,
-
miejsca dostawy,
-
ewentualnej personalizacji.
Jeżeli przedsiębiorstwo zatrudnia wiele osób albo chce przygotować również prezenty świąteczne dla pracowników i klientów, wcześniejsze rozpoczęcie przygotowań jest szczególnie istotne.
We wrześniu można również poprosić dostawcę o wycenę kilku wariantów i zdecydować, czy lepszy będzie uniwersalny zestaw dla całego zespołu, czy kilka różnych propozycji.
Zobacz więcej zestawów świątecznych
Kiedy zamawiać personalizowane prezenty świąteczne z logo firmy?
Personalizowane prezenty wymagają więcej czasu niż produkty dostępne od ręki. Trzeba uwzględnić nie tylko samą produkcję, ale również przygotowanie projektu, wizualizacji, akceptację nadruku, znakowanie oraz pakowanie.
Jeśli upominek ma zawierać:
-
logo,
-
indywidualną kartkę,
-
nazwę przedsiębiorstwa,
-
imię pracownika,
-
nadruk reklamowy,
-
dedykowaną etykietę,
-
firmową opaskę na pudełko,
najlepiej rozpocząć przygotowania we wrześniu lub październiku.
Na rynku B2B standardem jest wcześniejsze rezerwowanie produkcji właśnie ze względu na znakowanie i przygotowanie opakowań. Im bliżej grudnia, tym trudniej zagwarantować pełną personalizację przy dużej liczbie sztuk.
Personalizacja nie musi oznaczać dużego logo umieszczonego na każdym produkcie. Często lepiej sprawdza się subtelna forma – kartka z życzeniami, niewielka etykieta, bilecik lub elegancka opaska. Dzięki temu prezent zachowuje swój świąteczny charakter i nie wygląda jak typowy gadżet reklamowy.
Jak zaplanować dostawę paczek dla pracowników?
Logistyka jest jednym z najczęściej pomijanych elementów przygotowań. Przy kilkunastu prezentach zwykle nie stanowi dużego problemu. Przy kilkuset paczkach sytuacja wygląda zupełnie inaczej.
Już podczas składania zamówienia warto ustalić, czy:
-
wszystkie paczki mają trafić do jednej siedziby,
-
część zostanie wysłana do oddziałów,
-
każdy pracownik ma otrzymać przesyłkę bezpośrednio do domu,
-
prezenty mają dotrzeć przed firmową Wigilią,
-
wysyłka będzie realizowana jednego dnia czy partiami.
Jeśli firma pracuje zdalnie lub posiada wiele lokalizacji, indywidualna dostawa może znacznie uprościć cały proces.
Trzeba również pamiętać, że okres przedświąteczny jest szczególnie intensywny dla firm kurierskich. Zostawienie kilku dni zapasu zwiększa bezpieczeństwo i zmniejsza ryzyko, że prezent dotrze tuż przed świętami albo już po spotkaniu firmowym.
Zobacz więcej zestawów świątecznych
Czy można zamawiać prezenty świąteczne dla pracowników w listopadzie?
Tak. Listopad nadal jest dobrym miesiącem na składanie zamówień, zwłaszcza jeżeli produkty znajdują się na magazynie, a zestaw nie wymaga skomplikowanego znakowania.
W pierwszej połowie listopada często można jeszcze wybierać spośród szerokiej oferty. W drugiej połowie miesiąca warto natomiast dokładnie sprawdzić czas realizacji.
Przed potwierdzeniem zamówienia dobrze zapytać dostawcę:
-
czy wszystkie produkty są dostępne,
-
jaki jest aktualny termin realizacji,
-
ile trwa personalizacja,
-
kiedy rozpocznie się przygotowanie paczek,
-
kiedy planowana jest dostawa.
Im większe zamówienie, tym ważniejsze jest potwierdzenie tych informacji.
W listopadzie lepiej również unikać wielokrotnych zmian zaakceptowanego projektu. Każda zmiana może przesunąć produkcję i zwiększyć ryzyko opóźnienia.
Co zrobić, jeśli prezenty firmowe zamawiamy dopiero w grudniu?
Grudzień nie oznacza, że na prezent jest już za późno. Trzeba jednak podejść do wyboru bardziej praktycznie.
Najlepiej szukać produktów:
-
dostępnych od ręki,
-
niewymagających skomplikowanej personalizacji,
-
oferowanych jako gotowe rozwiązania,
-
znajdujących się bezpośrednio na magazynie dostawcy.
W takiej sytuacji zamiast tworzyć całkowicie indywidualny zestaw od podstaw, lepiej wybrać gotowy box i ewentualnie dodać kartkę z życzeniami. Zamawianie w grudniu jest więc możliwe, ale ogranicza wybór i pozostawia mniejszy margines bezpieczeństwa.
Zobacz więcej zestawów świątecznych
Kiedy więc zamówić prezent świąteczny dla pracownika, aby dotarł na czas?
Najlepiej nie czekać do grudnia. Jeśli firma chce mieć największy wybór oraz możliwość przygotowania indywidualnego projektu, dobrze rozpocząć poszukiwania na przełomie sierpnia i września, a decyzję zakupową podjąć we wrześniu lub październiku.
W przypadku prostszych realizacji dobrym momentem pozostaje pierwsza połowa listopada. Później warto wybierać przede wszystkim produkty znajdujące się na magazynie.
Najprostsza zasada wygląda więc następująco:
-
8–12 tygodni wcześniej – duże zamówienia, pełna personalizacja i indywidualne zestawy,
-
4–8 tygodni wcześniej – standardowe zestawy dla pracowników, kartki, podstawowe znakowanie,
-
2–4 tygodnie wcześniej – przede wszystkim dostępne zestawy gotowe,
-
tuż przed świętami – produkty dostępne od ręki i realizacje ekspresowe.
Podobne przedziały stosują obecnie dostawcy zajmujący się obsługą zamówień firmowych – największe możliwości wyboru i personalizacji są dostępne przy realizacjach rozpoczynanych około ośmiu tygodni wcześniej.
Dobrze przygotowane świąteczne prezenty dla pracowników nie muszą być skomplikowane. Najważniejsze, aby były przemyślane, estetyczne i wręczone w odpowiednim momencie. W okresie świątecznym taki gest może być prostym, ale wartościowym sposobem na podziękowanie ludziom, którzy przez cały rok tworzą firmę.
Zaloguj przez Facebooka